Comment rédiger un cahier des charges pour le nettoyage de bureaux

Un cahier des charges bien conçu constitue le fondement d'une prestation de nettoyage réussie. Il clarifie les attentes, facilite la comparaison des offres et sert de référence tout au long du contrat. Voici comment le structurer efficacement.

Présentation de votre entreprise et de vos locaux

Commencez par contextualiser votre demande. Décrivez votre activité, car elle influence les besoins de nettoyage : un cabinet d'avocats n'a pas les mêmes exigences qu'un espace de coworking ou une entreprise industrielle.

Description détaillée des surfaces

Listez précisément tous les espaces à nettoyer avec leurs superficies : bureaux individuels, open spaces, salles de réunion, espaces d'accueil, cuisines, sanitaires, circulations, zones de stockage. Mentionnez les spécificités : présence de moquette, de parquet, de carrelage, de baies vitrées importantes, etc.

Configuration et contraintes d'accès

Précisez l'étage, la présence ou non d'ascenseur, les modalités d'accès (code, badge, présence d'un gardien), les horaires possibles pour les interventions. Signalez les contraintes particulières : zones sécurisées, espaces nécessitant une confidentialité renforcée, zones à accès restreint.

Définition précise des prestations attendues

C'est le cœur du cahier des charges. Détaillez toutes les tâches attendues en distinguant les différentes fréquences d'intervention.

Nettoyage quotidien

Listez exhaustivement ce qui doit être fait chaque jour : vidage des corbeilles, dépoussiérage des bureaux, nettoyage des sanitaires avec désinfection, nettoyage des points de contact (poignées, interrupteurs), aspiration ou balayage humide des sols, nettoyage de la cuisine commune avec vaisselle si applicable, réapprovisionnement des consommables.

Nettoyage hebdomadaire

Spécifiez les tâches à effectuer chaque semaine : nettoyage approfondi des sanitaires avec détartrage, aspiration sous les bureaux et derrière les équipements, dépoussiérage en hauteur, nettoyage des portes vitrées et des vitres intérieures, nettoyage approfondi des cuisines incluant réfrigérateurs et micro-ondes.

Nettoyage périodique

Définissez les interventions moins fréquentes : shampooing des moquettes et des sièges (trimestriel ou semestriel), décapage et cristallisation des sols durs (selon besoin), nettoyage des stores et des voilages, nettoyage des vitres extérieures. Précisez la fréquence souhaitée pour chaque tâche.

Spécifications techniques et produits

Vos préférences en matière de produits et de méthodes doivent être clairement énoncées.

Produits de nettoyage

Indiquez si vous imposez l'utilisation de produits écolabellisés, de produits spécifiques pour certaines surfaces, ou si vous avez des produits à éviter (allergènes, parfums forts). Précisez qui fournit les produits et les consommables.

Matériel et équipements

Spécifiez qui fournit le matériel de nettoyage. Si c'est le prestataire, vous pouvez imposer certaines caractéristiques : aspirateurs avec filtre HEPA, chariots professionnels, matériel en bon état. Si vous fournissez le matériel, listez ce qui est disponible.

Gestion des déchets

Détaillez votre système de tri sélectif et les obligations du prestataire en la matière. Précisez l'emplacement des locaux poubelles et les règles de stockage des déchets.

Horaires et organisation du service

Les aspects organisationnels doivent être définis précisément pour éviter toute ambiguïté.

Plages horaires d'intervention

Indiquez les créneaux possibles pour le nettoyage : avant l'arrivée des collaborateurs, en soirée après leur départ, ou pendant les heures de bureau pour certaines tâches. Précisez vos contraintes et vos préférences.

Effectifs et encadrement

Mentionnez si vous avez des exigences concernant le nombre d'agents, la stabilité des équipes (souhait d'avoir toujours les mêmes personnes), la présence d'un responsable de site ou d'un chef d'équipe.

Interlocuteurs et communication

Définissez le circuit de communication : qui est le référent côté client, qui est le référent côté prestataire, comment se font les demandes ponctuelles, quelle réactivité attendue, quelle fréquence pour les points de suivi.

Contrôle qualité et évaluation

Établissez les modalités de suivi et d'évaluation de la prestation pour garantir le maintien du niveau de qualité.

Audits et inspections

Précisez la fréquence et les modalités des contrôles qualité : audits surprise, inspections programmées, grilles d'évaluation, présence du prestataire lors des contrôles. Définissez les indicateurs de performance (taux de conformité, délais de réponse aux demandes, taux de présence des agents).

Traitement des non-conformités

Expliquez comment sont gérées les prestations non conformes : procédure de signalement, délais de correction, pénalités éventuelles. Un système gradué (remarque, mise en demeure, pénalité financière) permet une gestion proportionnée.

Aspects administratifs et juridiques

Ne négligez pas les clauses contractuelles essentielles pour sécuriser la relation.

Obligations légales et assurances

Exigez les attestations d'assurance responsabilité civile professionnelle, la justification du respect des obligations sociales (URSSAF), le respect du Code du travail concernant les agents employés. Précisez les normes et réglementations applicables à votre secteur d'activité.

Durée du contrat et conditions de résiliation

Indiquez la durée souhaitée, la période d'essai, les conditions de reconduction tacite ou expresse, les préavis de résiliation. Clarifiez les modalités de fin de contrat anticipée.

Tarification et révision des prix

Précisez le mode de facturation attendu (forfait mensuel, prix unitaires), les modalités de révision des prix (indice de référence, fréquence), les conditions de paiement.

Critères d'attribution et calendrier

Pour une consultation formelle, mentionnez les critères de sélection des offres et leur pondération : prix (généralement 40-60%), valeur technique de l'offre (références, méthodologie, moyens), critères sociaux et environnementaux.

Définissez le calendrier : date limite de réception des offres, période de soutenance éventuelle, date de notification du choix, date de démarrage souhaitée de la prestation.

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Un cahier des charges complet et précis demande du temps, mais c'est un investissement rentable. Il vous garantit de recevoir des offres comparables et pertinentes, et il pose les bases d'une collaboration sereine et performante avec votre prestataire de nettoyage.